1,25 Mb. страница6/9Дата конвертации28.09.2011Размер1,25 Mb.Тип Смотрите также: 6 ЗОЛУШКА Система автоматизации делопроизводства ^ DIS:Class Электронная канцелярия «Золушка» создана ЗАО «Научно-Технологический Центр Института Развития Москвы» (НТЦ ИРМ) ( ). Золушка осуществляет поддержку управленческой деятельности за счет автоматизации классического делопроизводства. К сожалению, в системе присутствует ограничение: системаP работает в промышленном режиме при объеме до 20000 зарегистрированных документов в год.Данная программа состоит из 3х независимых компонентов: «Письма граждан». Характеризуется тем, что связующим началом пакета (пачки) писем является идентификатор адресата отправитель. «Решения и распоряжения». Характеризуется возможностью поставить на контроль не только документ в целом, но и отдельные его пункты. При этом контроль вести по каждому пункту в отдельности. «Служебная корреспонденция». Характеризуется большим объемом переписки между организациями. Это является уникальной особенностью Золушки, так как фактически регистрация документов осуществляется не в одной подсистеме, как у остальных, а в трех. Кроме этих компонентов, система не содержит никаких дополнительных модулей и приложений.РКК системы DIS:class состоит из взаимосвязанных закладок, а именно: регистрационная карточка, рассылка документов, примечания, поручения, сопроводительные документы, оригиналы, повторные документы, ответы. Каждой закладке соответствует поле, предназначенное для ввода значения. Рассмотрим особенности работы с отдельными закладками карточки системы «Золушка»: Закладка регистрационная карточка. При работе с РКК системы DIS:class сразу отмечается отсутствие ряда стандартных реквизитов, таких как: гриф доступа, вид доставки, количество листов документа, номер экземпляра. Также отсутствует автоматическая генерация рег. номера. Данный реквизит является обязательным для заполнения и выбирается вручную. Система не позволяет указать в закладке РК больше 2-3х исполнителей и контролеров, т.к. поле РКК ограничено на введение символов. Рассылка поле, в котором отмечается, в какие подразделения были пересланы копии документа, а также вносится запись в реестр отправки. После записи карточки документа в базу данных программы автоматически создают и отправляют электронные копии этих карточек в базы данных подразделений, выбранных вручную из сформированного списка рассылки. Рассылать РКК следует только после того, как на ней были заполнены все необходимые поля, прикреплены сопроводительные документы, файлы. В случае если это не было выполнено, то дополнение реквизитов осуществить невозможно, т.к. после отправки копии РКК отправитель теряет права на ее редактирование - она становится для него «чужой», т. е. принадлежащей подразделению-получателю, кроме того, возникают случаи, когда в папку к исполнителю может попасть сразу несколько одинаковых карточек. Путь движения копий РКК отражается в поле «путь рассылки». Поручения. Нет возможности, назначить ответственного исполнителя, отправить документ на подпись или визирование. Сопроводительный документ, содержит данные о документе (наименование организации, номер, дата документа, исполнители и поручения на документ) приложенного к первичному или повторному документу и пересланный из другой организации. В этой закладке отсутствует возможность прикрепить файл сопроводительного документа. Оригиналы - закладка для добавления электронной копии документа. Прикрепляемый файл нельзя редактировать т.к. в процессе привязки автоматически создается и переименовывается копия файла-оригинала, которая помещается в специальном подкаталоге «рабочая область». У копии файла устанавливается атрибут «Только чтение». Для того чтобы внести изменения в документ, нужно сохранить его под другим именем и заново прикрепить к карточке, таким образом, появляется две копии одного и того же документа. Системой не предусмотрена совместная работа над документом, назначение соисполнителей.Функция «Номенклатура дел» - сводка за указанный период регистрации по индексам. Сводку, возможно, формировать как по отдельному индексу, так и всем сразу. В этой сводке учет ведется только по первичным и повторным карточкам. Поддержка функции «списания документа в дело». Списание документов в дело обеспечивается в соответствии номенклатурой дел. Система поддерживает реестр рассылки документов внутри организации. В реестре отмечается, в какие подразделения был отослан документ. Данная функция не выделена в отдельный функционал, как например, это сделано в системе ДЕЛО. Реестр можно пос
Учебно-методический комплекс по курсу Современные отечественные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (садэд) Барнаул 2007
ЗОЛУШКА - Учебно-методический комплекс по курсу Современные отечественные системы автоматизации делопроизводства...
Комментариев нет:
Отправить комментарий